Základní scénář zpracování objednávek

Vítejte v základním průvodci zpracování objednávek pro QueenBees! Tento tutoriál vás provede základním pracovním postupem pro práci s objednávkami v naší aplikaci, od telefonátu zákazníka až po dokončení objednávky. Probereme klíčové funkce, které činí správu objednávek efektivní a profesionální.

Co se naučíte

Na konci tohoto průvodce budete rozumět:

1. Přehled a vyhledávání objednávek - Rychle najděte existující objednávky zákazníků
2. Vytváření nových objednávek - Přidejte objednávky pro nové nebo existující zákazníky
3. Správa klientů - Přidávejte a aktualizujte informace o zákaznících
4. Výběr produktů - Vyberte a nakonfigurujte objednané položky
5. Správa zásilky - Naplánujte dodávky a spravujte více zásilek
6. Flexibilita objednávek - Rozdělte objednávky a spravujte komplexní požadavky zákazníků

Tento základ vám pomůže přejít od papírového sledování objednávek k digitální efektivitě.

Než začnete

Předpoklady

Ujistěte se, že máte:

1. Aktivní účet QueenBees s přístupem ke správě objednávek
2. Základní katalog produktů nastavený (matky, úly, med atd.)
3. Databázi zákazníků nebo možnost přidávat nové zákazníky. Vždy můžete začít od nuly nebo se podívat na naši demo verzi. Pamatujte, že můžeme importovat vaše existující klienty z jakékoli aplikace - zdarma. Kontaktujte nás v případě potřeby.
4. Způsoby doručení nakonfigurované pro vaši provozovnu

Poznámka o ochraně osobních údajů

Krok 1: porozumění přehledu objednávek

Sekce objednávek poskytuje komplexní přehled všech objednávek zákazníků ve vašem včelíně. Tento pohled může být rozdělen podle sezón, aby se omezily objednávky pouze na aktuální pracovní období.

Přístup k objednávkám

Přejděte na Objednávky v hlavní nabídce, abyste viděli panel objednávek.

Klíčové funkce přehledu objednávek:

• Souhrn nedávných objednávek se stavem a klíčovými podrobnostmi o průběhu zásilky
• Indikátory stavu objednávky (aktivní, dokončené, zrušené)
• Rychlé vyhledávání a funkce filtrování pro nalezení existujících zákazníků

Rychlé vyhledávání objednávek

Když zákazník zavolá, můžete rychle vyhledat jeho existující objednávky:

1. Použijte vyhledávací panel v horní části obrazovky objednávek
2. Vyhledávejte podle: jména zákazníka, telefonního čísla, e-mailu nebo adresy
3. Výsledky zobrazují: historii objednávek, stav a aktuální průběh zásilek klienta

Možnosti vyhledávání a filtrování:

• Filtrování v reálném čase při psaní
• Křížové odkazy na údaje klienta, telefonní číslo nebo čísla objednávek
• Zahrnout dokončené objednávky z aktuálních a předchozích sezón pro vracející se zákazníky - umožňuje vám rychle zkontrolovat, zda již dříve objednávali

Krok 2: vytvoření nové objednávky

Projdeme si vytvoření objednávky pro nového volajícího zákazníka. Ve většině případů, když zákazník zavolá, může být pro váš podnik nový. V QueenBees jsme přizpůsobili proces vytváření objednávek tak, aby efektivně zvládal nové zákazníky.

Zahájení nové objednávky

Většina akcí v QueenBees začíná tlačítkem akce v pravém dolním rohu.

1. Klikněte na tlačítko (+) a vyberte ‘Vytvořit novou objednávku’

2. Otevře se panel objednávky se sekcemi pro klienta, produkty, dokumenty objednávky a zásilku

Rozložení panelu objednávky:

• Levá strana: Základy objednávky a informace o zákazníkovi
• Pravá strana: Možnosti refundace (popsáno v pokročilých průvodcích)
• Dole: Zásilky a podrobnosti o doručení

Objednávka se automaticky ukládá každou minutu, takže se nemusíte bát o ztrátu rozpracovaných dat. K dispozici je také ruční uložení.

Přidání nového zákazníka

Pomocí intuitivního vyhledávání klientů můžete vyhledat jakéhokoli existujícího zákazníka ve vašem účtu. Pokud zákazník není ve vaší databázi, přidejte ho přímo z objednávky:

1. Klikněte na ‘Přidat nového klienta’ v sekci zákazníka

2. Zadejte základní informace:

   • Jméno a příjmení: požadováno pro minimální objednávky, když si klient chce matky vyzvednout přímo od vás
   • Telefonní číslo (volitelně): užitečné pro komunikaci
   • Adresa (volitelně): pokud je potřeba zásilka
   • E-mail (volitelně): pro odesílání potvrzení objednávek a aktualizací

Můžete použít klávesu Tab pro rychlý přesun mezi poli při zadávání dat.

3. Uložte klienta - nyní je ve vaší databázi pro budoucí objednávky. Uložený klient je okamžitě přidán k aktuální objednávce.

Funkce správy klientů:

• Úprava adresy přímo z objednávky
• Aktualizace kontaktních informací bez opuštění objednávky

Krok 3: přidání produktů objednávky

Nyní přidejme produkty - to, co zákazník objednává. K tomu musíme posunout dolů na podrobnosti zásilky. Při vytváření objednávky se první zásilka vytvoří automaticky. Další zásilky můžete přidat později, pokud je to potřeba.

Už můžete vidět, že jsou přítomny výchozí prvky: příjemce zásilky na základě dat klienta a způsob doručení (pokud je nastaven).

Výběr produktů

1. V sekci produktů vyberte z katalogu. Pokud je ve vašem včelíně pouze jedna linie matek, bude pro vás předvybrána.
2. Zadejte množství pro každou položku
3. Zkontrolujte ceny - vypočítají se automaticky na základě nastavení produktu
4. Přidejte více produktů podle potřeby pro objednávku
5. Uložte objednávku pro zaznamenání produktů

Flexibilita produktů:

• Podpora sazeb DPH nebo daňových výjimek vaší země: nakonfigurováno v nastavení produktu - aplikováno automaticky
• Typy matek: Přirozeně oplodněné, instrumentálně inseminované, jádrové matky a další
• Další položky: Úly, med, včelařské potřeby - queenbe.es je zde opravdu flexibilní
• Vlastní produkty: Přidejte nové produkty přímo z objednávky v případě potřeby

Krok 4: správa zásilky a doručení

Následuje telefonní scénář, další otázka může být: “kdy můžete doručit?”. Sekce zásilky zpracovává tuto část konverzace.

Přístup k možnostem zásilky

1. Klikněte na záložku ‘Zásilka’ v panelu objednávky
2. Vyberte způsob doručení (vyzvednutí, kurýr atd.). Pokud máte nastavený výchozí způsob doručení, bude pro vás předvybrán.
3. Vyberte datum doručení - otevře se interaktivní kalendář
4. Zkontrolujte možná data zásilky - náš inteligentní kalendář ukazuje, kolik produktů již bylo zarezervováno na každý den, což vám umožní vybrat nejlepší dostupné datum a vyhnout se přeplánování.
5. Uložte datum zásilky pro dokončení plánu doručení

Používání kalendáře doručení

Kalendář ukazuje vaši kapacitu a pomáhá odpovídat na otázky ohledně doručení:

Funkce kalendáře:

• Kumulované objednávky - Zobrazit celkový počet matek a dalších produktů rezervovaných na den
• Vizualizace kapacity - Dostupnost s barevným kódem
• Nepracovní dny - Označte dny, kdy nejste k dispozici
• Sezónní plánování - Vyvarujte se nadměrných závazků ve špičkových obdobích

Rozdělení objednávek na více zásilek

Chov matek často vyžaduje více dodávek:

1. Vytvořte více zásilek pro samostatné zásilky, můžete buď duplikovat existující, nebo přidat novou zásilku od začátku.
2. Přiřaďte různá data každé zásilce, udržujte všechny zásilky z jedné objednávky organizované na jednom místě.
3. Doručení jinému příjemci v případě, že více lidí objednává v jednom balíčku, například: objednávka včelařského svazu s více členy.
4. Sledujte průběh každé dodávky nezávisle, přičemž zachováváte celkovou historii objednávky.

Výhody rozdělených objednávek:

• Flexibilní doručení - Zákazník dostane matky v optimálních termínech
• Správa kapacity - Rozložte dodávky na dostupné dny
• Sledování objednávek - Sledujte každou zásilku samostatně

Mobilní přístup a přístup z více zařízení

Další kroky: rozšíření správy objednávek

Okamžité akce

Vybudujte svůj základ:

• Přidejte všechny existující zákazníky do systému
• Nastavte kompletní katalog produktů
• Nakonfigurujte způsoby doručení a ceny

Prozkoumejte funkce:

• Analýzy a reportování objednávek
• Objednávky refundované svazy nebo individuálně

Podpora a zdroje

Získání pomoci

Otázky nebo problémy:

• Kontaktujte náš tým podpory
• Podívejte se na kontaktní stránku

Gratulujeme! Nyní rozumíte základnímu pracovnímu postupu zpracování objednávek v QueenBees. Systém je navržen tak, aby zvládl složitost objednávek chovu matek a zároveň udržel proces efektivní a zaměřený na zákazníka.

Pamatujte: QueenBees roste s vaším podnikem. Začněte s těmito základy a poté prozkoumávejte pokročilé funkce, jak se váš provoz rozšiřuje. Platforma podporuje vše od malých hobby operací až po velké komerční včelařské podniky.