Ordrestyring: Den komplette guide

Velkommen til vores guide til ordrestyring, designet til at forenkle og strømline din arbejdsgang. Uanset om du håndterer snesevis af ordrer dagligt eller administrerer komplekse forsendelser, er dette værktøj bygget til at spare dig tid og reducere fejl. Sig farvel til forvirringen i regneark og goddag til en glat, organiseret proces.

Hvorfor er det vigtigt? Praktiske anvendelsessager

Forestil dig disse almindelige scenarier:

• Faret vild i regneark: Du har brugt timer på at gennemsøge regneark for at planlægge forsendelser, mens du kæmper for at matche datoer, produkter og kunder. Vores system lader dig planlægge alle leverancer på en bestemt dag med blot et par klik.
• Kommunikationsfejl: En kunde ringer for at bekræfte sin ordre, men du har svært ved at finde detaljerne blandt e-mails og noter. Nu har du alle oplysninger – fra kontaktoplysninger til ordrehistorik – samlet på ét sted.
• Refusionskompleksitet: Håndtering af refusioner kan være et mareridt, der kræver sporing af returnerede produkter og justering af fakturaer. Vores system forenkler denne proces og sikrer nøjagtighed.

Denne guide vil lede dig gennem hver funktion på ordrestyringsskærmen og vise dig, hvordan du nemt kan håndtere disse udfordringer.

Oversigt over ordreskærmen

Ordreskærmen er dit centrale knudepunkt for at administrere alt relateret til en specifik ordre. Her er en oversigt over de vigtigste sektioner:

1. Kundeoplysninger

Denne sektion viser vigtige kundeoplysninger. Du kan:

• Søge efter en eksisterende kunde: Find en kunde efter navn, e-mail eller telefon.
• Oprette en ny kunde: Hvis kunden ikke findes i systemet, kan du hurtigt tilføje dem.
• Se detaljer: Få vist fulde kontaktoplysninger, herunder fakturerings- og leveringsadresse.

For mere information, se vores guide om Kundestyring.

2. Sæson, kilde og ordretype

• Sæson: Indstilles automatisk til det aktuelle år, men kan justeres for historiske ordrer.
• Ordrekilde: Spor, hvor ordren kom fra (f.eks. telefon, e-mail, webshop).
• Ordretype:
  • Privat: En standardordre.
  • Refusion: Markerer ordren som en refusion, så du kan spore returnerede produkter og justere økonomien.

3. Bestilte varer og forsendelser

Dette er hjertet i din ordre. Du kan:

• Tilføje flere forsendelser: Opdel en enkelt ordre i flere forsendelser med forskellige afsendelsesdatoer. Dette er ideelt for kunder, der har brug for dronninger på forskellige tidspunkter i sæsonen.
• Tilføje produkter til hver forsendelse: Vælg produkter og mængder for hver forsendelse.
• Klon forsendelser: Dupliker en eksisterende forsendelse for hurtigt at oprette en ny med de samme varer.
• Indstille afsendelsesdatoer: Brug den interaktive kalender til at planlæge afsendelsesdatoer for hver forsendelse. Systemet viser din tilgængelighed baseret på allerede planlagte forsendelser, hvilket hjælper dig med at undgå overbooking.

4. Handlinger og lagring

• Gem ændringer: Gem alle opdateringer, der er foretaget i ordren.
• Generer dokumenter:
  • Faktura: Opret en professionel faktura til kunden.
  • Følgeseddel: Generer en følgeseddel til forsendelsesformål.
  • Oprindelsescertifikat: Opret et oprindelsescertifikat til internationale forsendelser.
• Annuller: Kasser alle ikke-gemte ændringer.

Forståelse af forsendelsesstatusikoner

Hver forsendelse i en ordre ledsages af et sæt ikoner, der giver et hurtigt overblik over dens status. Her er, hvad de betyder:

• Ny forsendelse (bladikon): Forsendelsen blev oprettet i dag.
• Multipack (kortikon): Angiver, at forsendelsen indeholder flere pakker.
• Forskellig modtager (kontoskifteikon): Leveringsadressen er forskellig fra kundens faktureringsadresse.
• Kommentar (bobleikon): Der er en kommentar eller note vedhæftet forsendelsen.
• Fakturanummer (kvitteringsikon): Et fakturanummer er blevet tildelt forsendelsen.
• Forsendelsesnummer (lastbilikon): En forsendelseslabel er blevet genereret, og et sporingsnummer er tilgængeligt.
• Refusionsstatus (unionsikon):
  • Fuldt ikon: Forsendelsen er markeret som refunderet.
  • Tomt ikon: Forsendelsen er blevet returneret og genafsendt.
• Kundebekræftelse (terningikon):
  • Fuld terning: Kunden har bekræftet modtagelsen af forsendelsen.
  • Tom terning: Afventer kundebekræftelse.

Har du spørgsmål? Kontakt os for at få hjælp.