Der Kunde ruft an: Ein praktischer Leitfaden für die Bearbeitung von Telefonbestellungen

Das Telefon klingelt mitten in einem geschäftigen Imkereitag. Es könnte ein neuer Kunde sein, jemand, der den Status einer bestehenden Bestellung überprüft, oder eine Last-Minute-Änderungsanfrage. Eine schnelle und professionelle Bearbeitung dieser Anrufe ist entscheidend für die Kundenzufriedenheit und Ihren eigenen Seelenfrieden.

Dieser Leitfaden führt Sie durch drei typische Szenarien und zeigt Ihnen, wie Sie QueenBees nutzen können, um jede Kundenanfrage souverän und effizient zu bearbeiten.

Was Sie lernen werden

• Wie Sie einen Kunden und seine Bestellhistorie sofort finden, wenn er anruft.
• Wie Sie Anfragen zur Änderung von Produkten oder Versanddaten in einer Bestellung bearbeiten.
• Wie Sie nahtlos eine neue Bestellung für neue und bestehende Kunden erstellen.

Die ersten 10 Sekunden: Den Kunden sofort finden

Wenn das Telefon klingelt, ist der erste Schritt immer die Identifizierung des Kunden. QueenBees ist dafür optimiert und ermöglicht es Ihnen, die Telefonnummer aus der Anrufer-ID zu verwenden, um ihn innerhalb von Sekunden zu finden.

1. Verwenden Sie die Suchleiste oben auf dem Bestellbildschirm.
2. Beginnen Sie, den Namen, die Telefonnummer, E-Mail-Adresse oder Anschrift des Kunden einzugeben.
3. Das System filtert in Echtzeit und zeigt passende Kunden sowie deren Bestellhistorie an.

Sobald Sie den Kunden ausgewählt haben, sind Sie für jedes Szenario bereit.

Szenario A: „Ich rufe nur an, um meine Bestellung zu bestätigen.“

Der Kunde möchte Gewissheit haben. Er muss wissen, dass seine Bestellung bestätigt ist und wann er sie erwarten kann.

1. Finden Sie den Kunden über die Suchleiste, wie oben beschrieben.
2. Klicken Sie auf seine neueste Bestellung aus den Suchergebnissen.
3. Der Bestellbildschirm bietet Ihnen einen vollständigen Überblick. Sie können sofort bestätigen:
   • Bestätigungsstatus: auf der Registerkarte ‘Versand’ für jedes Paket.
   • Bestellte Produkte: Die genauen Artikel und Mengen.
   • Gesamtpreis: Die Endkosten, einschließlich etwaiger Rabatte oder Versandkosten.
   • Geplantes Lieferdatum: Das Datum, an dem Sie den Versand vereinbart haben.

Weitere Möglichkeiten, Details zu bestätigen, sind die Überprüfung des Abschnitts Versand und die Suche nach dem Kunden dort.

Sie können ihm selbstbewusst sagen: „Ja, ich sehe Ihre Bestellung #1234 hier. Sie ist bestätigt, und der Versand von 15 Königinnen ist für den 20. Mai geplant. Alles ist auf dem richtigen Weg.“

Szenario B: „Ich möchte eine Änderung an meiner Bestellung vornehmen.“

Änderungen sind unvermeidlich. Der Kunde benötigt möglicherweise mehr Königinnen, weniger Königinnen oder ein anderes Lieferdatum.

Versanddatum ändern

Der Kunde fragt: „Können Sie meine Königinnen eine Woche später versenden?“

1. Öffnen Sie die Bestellung und scrollen Sie zum Abschnitt Versand.
2. Klicken Sie auf das Feld Lieferdatum, um den interaktiven Lieferkalender zu öffnen.
3. Der Kalender zeigt Ihre täglichen Verpflichtungen und Verfügbarkeiten. Finden Sie ein neues Datum, das sowohl Ihnen als auch dem Kunden passt.
4. Wählen Sie das neue Datum aus und speichern Sie die Bestellung.

Sie können ihm sagen: „Kein Problem. Ich habe Ihren Versand auf den 27. Mai verschoben.“

Produkte ändern

Was, wenn er sagt: „Eigentlich brauche ich noch 10 Königinnen“?

1. Im Abschnitt Versand finden Sie die Produktliste.
2. Passen Sie die Menge eines bestehenden Artikels an. Der Preis aktualisiert sich automatisch.
3. Überprüfen Sie die Verfügbarkeit der Königinnen im Vergleich zum Versandkalender, um sicherzustellen, dass Sie die neue Menge erfüllen können.
4. Wenn er ein anderes Produkt möchte, können Sie einen neuen Artikel aus Ihrem Katalog hinzufügen.
5. Speichern Sie die Bestellung. Die neue Summe und die Anzahl der Produkte sind nun erfasst.

Szenario C: „Ich möchte eine neue Bestellung aufgeben.“

Dies kann ein wiederkehrender Kunde oder jemand völlig Neues sein. Unabhängig davon, ob Sie eine neue Bestellung für einen neuen Kunden erstellen oder das Profil eines bestehenden Kunden überprüfen, beginnt der Prozess auf dem Bestellbildschirm. Wenn Sie eine Auffrischung benötigen, sehen Sie sich unseren Leitfaden zum grundlegenden Bestellablauf an.

Für einen bestehenden Kunden

1. Finden Sie den Kunden über die Suchleiste.
2. Klicken Sie auf die Hauptaktionsschaltfläche (+) in der unteren rechten Ecke und wählen Sie „Neue Bestellung erstellen“.
3. Beginnen Sie im Panel für neue Bestellungen, den Namen des Kunden in das Suchfeld einzugeben. Da Sie ihn gerade gesucht haben, wird er oben in der Liste erscheinen.
4. Wählen Sie ihn aus, und seine Daten (Adresse, Telefon usw.) werden automatisch ausgefüllt.
5. Fahren Sie fort, indem Sie Produkte hinzufügen und das Lieferdatum wie gewohnt auswählen.

Für einen neuen Kunden

Wenn die Suche keine Ergebnisse liefert, handelt es sich um einen neuen Kunden.

1. Klicken Sie auf die Hauptaktionsschaltfläche (+), um eine neue Bestellung zu erstellen.
2. Klicken Sie im Kunden-Suchbereich auf „Neuen Kunden hinzufügen“.
3. Füllen Sie seine Daten aus. Für eine schnelle Bestellung genügen oft Name und Telefonnummer. Weitere Informationen können Sie später hinzufügen.
4. Der neue Kunde wird automatisch zur Bestellung hinzugefügt. Fahren Sie fort, indem Sie Produkte hinzufügen und die Lieferung planen.

Zusammenfassung

Mit QueenBees ist ein klingelndes Telefon eine Chance, keine Unterbrechung.

Durch die Verwendung optimierter Tools zur Auftragssuche und -verwaltung können Sie jede Kundenanfrage schnell und professionell bearbeiten. Dies spart nicht nur wertvolle Zeit in der Hochsaison, sondern verbessert auch das Kundenerlebnis und schafft Loyalität und Vertrauen in Ihr Unternehmen.