Rechnungsverwaltung: professionelle Verkaufsdokumentation

Das Rechnungsverwaltungssystem in QueenBees (KSeF-konform dank der Integration mit Fakturownia.pl) wurde speziell für die Bedürfnisse von Königinnenzüchtern entwickelt. Wir verstehen, dass in der Hochsaison jede Minute zählt – deshalb haben wir den Rechnungsprozess automatisiert, das wiederholte Eingeben von Daten eliminiert und die Rechnungserstellung in wenigen Sekunden ermöglicht.

Warum Rechnungsstellung in QueenBees?

Die traditionelle Rechnungsstellung ist ein zeitaufwändiger Prozess: manuelles Übertragen von Kundendaten, Produkten, Preisen und anschließendes Archivieren von Dokumenten. Für eine Imkerei, die 20 Pakete pro Tag versendet, bedeutet dies sogar 2-3 Stunden zusätzliche Büroarbeit täglich.

QueenBees löst dieses Problem durch die Integration der Rechnungsstellung mit Bestellungen. Wenn Sie eine Bestellung telefonisch annehmen, sind alle für die Rechnung benötigten Daten bereits im System. Das Erstellen einer Rechnung ist nur eine Frage weniger Klicks – durchschnittlich 15 Sekunden, anstatt 5-10 Minuten manueller Arbeit.

Zugang zu Rechnungen

Die Rechnungsfunktionalität ist an zwei Stellen verfügbar:

Rechnungen in Bestellungen

Am häufigsten werden Rechnungen direkt aus Lieferungen in Bestellungen erstellt:

1. Öffnen Sie die Details der Bestellung
2. Erweitern Sie die spezifische Lieferung
3. Gehen Sie zur Registerkarte “Dokumente”
4. Klicken Sie auf “Rechnung hinzufügen”

Das System ruft automatisch ab:

• Kundendaten aus der Bestellung
• Produkte und Preise aus der Lieferung (Sie wählen die Positionen auf der Rechnung)
• Verkaufsdatum vom Lieferdatum
• Zahlungsmethode

Dies ist der effizienteste Weg – alle Daten sind bereits vorbereitet, Sie müssen nur noch bestätigen und generieren.

Vollständige Rechnungsliste

Für einen vollständigen Überblick über alle ausgestellten Rechnungen:

• Navigation: Linkes Menü > Dokumente > Rechnungen

Die Liste zeigt alle Rechnungen mit der Möglichkeit:

• Suche nach Nummer, Kunde, Datum
• Filterung nach Zahlungsstatus
• Vorschau und Download von PDF
• Bearbeitung und zusätzliche Aktionen bei Dokumenten

Rechnung aus einer Bestellung erstellen

Der schnellste und am häufigsten verwendete Weg zur Rechnungserstellung:

Schritt 1: Öffnen Sie das Dokumentenpanel der Lieferung

1. Öffnen Sie die Bestellung aus der Bestellliste oder dem Lieferkalender
2. Klicken Sie auf die Lieferung, für die Sie eine Rechnung erstellen möchten
3. Gehen Sie zur Registerkarte “Dokumente”

Schritt 2: Neue Rechnung erstellen

Klicken Sie auf die Schaltfläche “Rechnung hinzufügen”. Das System wird automatisch:

• Verkäuferdaten aus den Imkerei-Einstellungen ausfüllen
• Käuferdaten aus dem Kundenprofil abrufen
• Produkte und Preise aus der Lieferung laden
• Verkaufsdatum auf das Lieferdatum setzen
• Die entsprechende Zahlungsmethode auswählen

Schritt 3: Überprüfen und anpassen

Das Rechnungsfeld enthält die folgenden Abschnitte:

Grundlegende Informationen:

• Rechnungsnummer: Wird automatisch nach Serie generiert (kann in den Einstellungen geändert werden). Im Falle der Integration mit Fakturownia.pl wird die Nummerierung von deren System verwaltet.
• Ausstellungsdatum: Standardmäßig das heutige Datum
• Verkaufsdatum: Vom Lieferdatum
• Zahlungsfrist: Wird automatisch gemäß den Standardeinstellungen der Imkerei berechnet (Sie können diese bearbeiten).

Verkäuferdaten:

• Firmenname / Vor- und Nachname
• Adresse
• NIP oder PESEL (in den Imkerei-Profilen festgelegt)
• Telefonnummer
• E-Mail

Käuferdaten:

• Automatisch aus Bestelldaten
• Bei Bedarf bearbeitbar
• Unterstützung für Firmen, Privatpersonen und Imkerverbände

Produkte und Dienstleistungen:

Beim Hinzufügen einer Rechnung aus einer Lieferung können die Rechnungsartikel aus der Bestellung mit einem Klick hinzugefügt werden. Im Bereich zum Hinzufügen von Produkten finden Sie:

• Liste der Produkte aus der Lieferung
• Möglichkeit zum Hinzufügen oder Entfernen von Positionen
• Bearbeitung von Menge und Preisen
• Automatische Neuberechnung der Netto-, Mehrwertsteuer- und Bruttobeträge
• Unterstützung für verschiedene VAT-Sätze (23%, 8%, 5%, 0%, befreit)
• Rechnungszusammenfassung mit Netto-, Mehrwertsteuer- und Bruttobeträgen
• Unterstützung für die Befreiung von der Mehrwertsteuer

Zahlung:

• Zahlungsmethode (Barzahlung, Überweisung, Karte)
• Zahlungsstatus (bezahlt/unbezahlt)
• Zahlungsdatum
• Bankkontonummer

Anmerkungen und Notizen:

• Zusätzliche Informationen für den Kunden
• Zahlungsbedingungen (VAT-Befreiung)
• Andere spezielle Anmerkungen/Kommentare

Schritt 4: Wählen Sie den Abrechnungsmodus

QueenBees bietet zwei Modi an:

Eingebauter Modus (Standard)

Das System generiert vereinfachte Rechnungen lokal:

• Einfach und schnell
• Benötigt keine zusätzliche Konfiguration und externen Konten bei Fakturownia.pl
• Ideal für kleine und mittlere Imkereien
• Rechnungen werden in QueenBees gespeichert
• Nummerierung wird lokal verwaltet
• Keine Unterstützung für KSeF - Nationales E-Rechnungssystem (wird bei Integration mit Fakturownia.pl unterstützt)

In diesem Modus sind nur einige Aktionen für Rechnungen verfügbar: Hinzufügen, Bearbeiten, Löschen, PDF herunterladen. Es besteht keine Möglichkeit, Rechnungen zu stornieren oder zu korrigieren – diese Optionen sind in Verbindung mit Fakturownia.pl verfügbar.

Integrierter Modus mit Fakturownia.pl

Integration mit einem professionellen Buchhaltungssystem:

• Automatische Synchronisierung mit Fakturownia.pl
• Nummerierung verwaltet durch Fakturownia.pl
• Alle Buchhaltungsfunktionen verfügbar in Fakturownia.pl
• Automatisches Archivieren auf den Servern von Fakturownia.pl
• Erweiterte Funktionen: Rechnungsstornierung, Korrekturen, Quittungen – QueenBees leitet diese Vorgänge an Fakturownia.pl weiter
• Mehrsprachigkeit: Rechnungen in vielen Sprachen für ausländische Kunden

Die Modusauswahl treffen Sie unter Einstellungen > Allgemein > Abrechnung

Schritt 5: Speichern und generieren

Klicken Sie auf “Speichern und generieren”:

1. Das System speichert die Rechnung in der Datenbank
2. Generiert die Rechnungs-PDF
3. Im Fakturownia.pl-Modus sendet es Daten über die API an deren System
4. Die Rechnung erscheint in den Lieferdokumenten und in der Rechnungsliste

Sie können jetzt:

• PDF herunterladen zum Ausdrucken oder Versenden
• Als bezahlt markieren, wenn Sie die Zahlung erhalten

Integration mit Fakturownia.pl

Warum Fakturownia.pl?

Fakturownia.pl (InvoiceOcean) ist ein in Polen beliebtes Rechnungssystem, dem Hunderttausende von Unternehmen vertrauen. Die Integration mit QueenBees vereint das Beste aus zwei Welten:

Vorteile der Integration:

• Echtzeit-Synchronisierung: In QueenBees ausgestellte Rechnungen werden automatisch an Fakturownia.pl übertragen
• KSeF-Integration: Stellen Sie Rechnungen gemäß dem Nationalen E-Rechnungssystem aus
• Professionelle Nummerierung: Das Fakturownia.pl-System verwaltet die Nummerierung nach Ihren Präferenzen
• Automatisches Archiv: Alle Dokumente sicher in Fakturownia gespeichert
• Erweiterte Funktionalitäten: Rechnungsstornierung, Korrekturen, Quittungen – QueenBees leitet diese Vorgänge an Fakturownia.pl weiter
• Mehrsprachigkeit: Rechnungen in vielen Sprachen für ausländische Kunden

Konfiguration der Integration

Um die Integration mit Fakturownia.pl zu konfigurieren:

1. Eröffnen Sie ein Konto bei Fakturownia.pl (falls Sie noch keines haben)

   • Gehen Sie zu fakturownia.pl
   • Registrieren Sie sich und konfigurieren Sie die grundlegenden Unternehmensdaten
   • Wählen Sie den für Sie passenden Plan

2. API-Token herunterladen

   • Gehen Sie zu Einstellungen > Integrationen > API-Token
   • Kopieren Sie das API-Token für Ihr Konto

3. Geben Sie die Fakturownia-Kontodaten in QueenBees ein

   • Gehen Sie in QueenBees zu Einstellungen > Allgemein > Abrechnung
   • Wählen Sie den Modus “Fakturownia.pl”
   • Fügen Sie den kopierten API-Token und die Kontodomäne (z.B. ihrefirma.fakturownia.pl) ein
   • Verbindung testen
   • Einstellungen speichern

4. Integration testen
   • Erstellen Sie eine Testrechnung in QueenBees
   • Überprüfen Sie, ob sie in Fakturownia.pl erscheint
   • Datenrichtigkeit überprüfen
   • Konfigurieren Sie die Nummerierung und andere Einstellungen in Fakturownia.pl nach Bedarf
   • Testrechnungen löschen
   • Sie sind bereit, Rechnungen auszustellen!

Wie funktioniert die Synchronisierung?

Nach Aktivierung der Integration:

Beim Erstellen einer Rechnung:

1. Sie geben Daten in QueenBees ein (wie gewohnt)
2. Das System sendet Daten über die API an Fakturownia.pl
3. Fakturownia.pl generiert die Rechnungsnummer
4. Die Rechnungs-PDF wird heruntergeladen und in QueenBees gespeichert
5. Die Rechnung ist in beiden Systemen verfügbar

Ähnlich verhält es sich mit anderen Operationen:

• Rechnungsbearbeitung
• Rechnung löschen
• Rechnung stornieren

Rechnungen stornieren

Manchmal ist es notwendig, eine ausgestellte Rechnung zu stornieren – zum Beispiel, wenn der Kunde die Bestellung storniert hat oder ein Fehler in den Daten vorliegt. Dank der Verbindung mit Fakturownia.pl können Sie Rechnungen jetzt einfach direkt aus QueenBees stornieren.

Wann kann eine Rechnung storniert werden?

Wenn Sie die Verbindung mit Fakturownia.pl nutzen, können Rechnungen in folgenden Situationen storniert werden:

• Kunde hat die Bestellung vor dem Versand storniert
• Falsche Daten eingegeben
• Es wurde eine doppelte Rechnung erstellt
• Änderung der Transaktionsbedingungen
• Es gibt bereits neuere Rechnungen, die das Löschen einer alten Rechnung unter Beibehaltung der korrekten Buchhaltungsnummerierung verhindern

Wie storniert man eine Rechnung

1. Öffnen Sie die Rechnungsliste: aus dem Hauptmenü oder den Lieferdokumenten
2. Wählen Sie die Stornierungsoption: aus dem Menü (drei Punkte) bei der ausgewählten Rechnung
3. Geben Sie den Grund für die Stornierung an im erscheinenden Fenster
4. Stornierung bestätigen

Wenn die Rechnung die neueste im System ausgestellte Rechnung war, wird sie anstatt storniert zu werden - vollständig gelöscht (keine Lücke in der Nummerierung). Andernfalls wird die Rechnung als storniert gekennzeichnet.

Rechnung als bezahlt markieren

Wenn Sie die Zahlung erhalten:

1. Öffnen Sie die Rechnungsliste: aus dem Hauptmenü oder den Lieferdokumenten
2. Wählen Sie die Option “Als bezahlt markieren”: aus dem Menü (drei Punkte) bei der ausgewählten Rechnung
3. Geben Sie das Zahlungsdatum an im erscheinenden Fenster
4. Änderung bestätigen

Das System wird automatisch:

• Aktualisiert den Rechnungsstatus
• Ändert das Symbol auf grün (bezahlt)
• Falls die Integration konfiguriert ist, synchronisiert es die Zahlung mit Fakturownia.pl

Rechnungen und Verbandsrückerstattungen

Für vom Imkerverband erstattete Bestellungen bietet das Rechnungssystem die Möglichkeit, Rechnungen schnell zu generieren, die die Verbandsdaten und erstatteten Produkte berücksichtigen.

Rechnungen ohne VAT

Für Imker, die die VAT-Befreiung nutzen (Pauschalbesteuerung oder Kleinunternehmer):

1. Aktivieren Sie in den Imkerei-Einstellungen “VAT-Befreiung”
2. Geben Sie die Rechtsgrundlage für die Befreiung ein
3. Rechnungen werden als Rechnungen ohne VAT generiert
4. Das System fügt automatisch den entsprechenden rechtlichen Hinweis hinzu

Rechnungen herunterladen

Sie können jederzeit eine einzelne Rechnung als PDF herunterladen. Bei Verbindung mit Fakturownia.pl wird die in Fakturownia.pl ausgewählte Vorlage verwendet. Im integrierten Modus wird eine einfache, lesbare Vorlage zusammen mit Ihrem Logo generiert.

Rechtliche Anforderungen

Das System erfüllt die rechtlichen Anforderungen an die Rechnungsaufbewahrung:

• Rechnungen werden für den vorgeschriebenen Zeitraum (5 Jahre) aufbewahrt
• Originalnummern bleiben erhalten
• Gelöschte oder stornierte Rechnungen können nicht gelöscht oder geändert werden
• Einhaltung der Vorschriften zur elektronischen Rechnungsstellung (bei Integration mit Fakturownia.pl)

Support und Hilfe

Benötigen Sie Hilfe bei der Rechnungsstellung in unserer Anwendung?

Konfiguration und Integrationen:

• Kontaktieren Sie unser Team bezüglich der Aktivierung von Fakturownia.pl
• Wir helfen Ihnen, die Integration Schritt für Schritt zu konfigurieren
• Kostenlose Migration von Rechnungen aus anderen Systemen

Schulung und Support:

• Besuchen Sie die Kontaktseite, um ein Online-Training zu vereinbaren
• WhatsApp-Support für schnelle Fragen
• API-Dokumentation für Integrationen verfügbar

Rechtliches und Buchhaltung:

• Konsultieren Sie einen Buchhalter bezüglich der VAT-Befreiungen
• Überprüfen Sie die rechtlichen Anforderungen für Ihre Art von Tätigkeit
• Fragen Sie nach der Einhaltung der Vorschriften in Ihrer Ihrer Situation

Zusammenfassung

Das QueenBees-Rechnungssystem wurde entwickelt, um Ihnen Zeit zu sparen und Fehler in der Verkaufsdokumentation zu eliminieren. Die Integration mit Bestellungen und die optionale Synchronisierung mit Fakturownia.pl sorgen dafür, dass der Prozess von der Annahme der Bestellung bis zur Rechnungsstellung Sekunden und nicht Minuten dauert.

Nächste Schritte

Nachdem Sie das Rechnungssystem gemeistert haben, lernen Sie die verwandten Funktionen kennen:

• Bestellverwaltung: Umfassender Prozess vom Telefon bis zum Versand
• Lieferkalender: Planung von Produktion und Lieferungen
• Erstattete Bestellungen: Bearbeitung von Verbandszuschüssen
• Tägliche Lieferungen: Vorbereitung von Paketen mit Rechnungen

Haben Sie Fragen zum Rechnungssystem? Schreiben Sie uns – wir helfen Ihnen gerne!