Stranka kliče: Praktični vodnik za obravnavo telefonskih naročil

Telefon zazvoni sredi napornega dne v čebelnjaku. Lahko je nova stranka, nekdo, ki preverja obstoječe naročilo, ali prošnja za spremembo v zadnjem trenutku. Hitro in strokovno obravnavanje teh klicev je ključnega pomena za zadovoljstvo strank in vaš lasten mir.

Ta vodnik vas popelje skozi tri pogoste scenarije in vam pokaže, kako z uporabo QueenBees samozavestno in učinkovito upravljati vsako zahtevo stranke.

Kaj se boste naučili

• Kako takoj najti stranko in njeno zgodovino naročil, ko pokliče.
• Kako obravnavati zahteve za spremembo izdelkov ali datuma pošiljanja naročila.
• Kako brezhibno ustvariti novo naročilo za nove in obstoječe stranke.

Prvih 10 sekund: takoj poiščite stranko

Ko zazvoni telefon, je prvi korak vedno identifikacija stranke. QueenBees je za to optimiziran in vam omogoča, da s telefonsko številko iz identifikatorja klicatelja najdete stranko v nekaj sekundah.

1. Uporabite iskalno vrstico na vrhu zaslona Naročila.
2. Začnite vnašati ime, telefonsko številko, e-pošto ali naslov stranke.
3. Sistem filtrira v realnem času in vam prikaže ustrezne stranke in njihovo zgodovino naročil.

Ko izberete stranko, ste pripravljeni na vsak scenarij.

Scenarij A: “Kličem samo, da potrdim svoje naročilo.”

Stranka želi mir. Vedeti mora, da je njeno naročilo potrjeno in kdaj ga lahko pričakuje.

1. Poiščite stranko z uporabo iskalne vrstice, kot je opisano zgoraj.
2. Kliknite na njeno zadnje naročilo iz rezultatov iskanja.
3. Zaslon naročila vam nudi popoln pregled. Takoj lahko potrdite:
   • Stanje potrditve: v zavihku Pošiljka za vsak paket.
   • Naročeni izdelki: Natančni artikli in količine.
   • Skupna cena: Končni strošek, vključno z morebitnimi popusti ali poštnino.
   • Načrtovani datum dostave: Datum, za katerega ste se dogovorili za pošiljanje.

Drugi načini za potrditev podrobnosti vključujejo preverjanje razdelka Pošiljke in iskanje stranke tam.

Samozavestno jim lahko rečete: “Da, vidim vaše naročilo #1234 tukaj. Potrjeno je in načrtujemo pošiljanje vaših 15 matic 20. maja. Vse je na pravi poti.”

Scenarij B: “Moram spremeniti svoje naročilo.”

Spremembe so neizogibne. Stranka morda potrebuje več matic, manj matic ali drug datum dostave.

Spreminjanje datuma pošiljanja

Stranka vpraša: “Ali lahko moje matice pošljete teden dni kasneje?”

1. Odprite naročilo in se pomaknite navzdol do razdelka Pošiljke.
2. Kliknite polje datum dostave, da odprete interaktivni Koledar dostave.
3. Koledar prikazuje vaše dnevne obveznosti in razpoložljivost. Poiščite nov datum, ki ustreza tako vam kot stranki.
4. Izberite nov datum in shranite naročilo.

Lahko jim rečete: “Ni problema. Vašo pošiljko sem prestavil na 27. maj.”

Spreminjanje izdelkov

Kaj pa, če rečejo: “Pravzaprav potrebujem še 10 matic”?

1. V razdelku Pošiljke poiščite seznam izdelkov.
2. Prilagodite količino obstoječega artikla. Cena se bo samodejno posodobila.
3. Preverite razpoložljivost matic v primerjavi s koledarjem pošiljk, da se prepričate, da lahko izpolnite novo količino.
4. Če želijo drug izdelek, lahko dodate nov artikel iz svojega kataloga.
5. Shranite naročilo. Nova skupna vsota in število izdelkov sta zdaj zabeležena.

Scenarij C: “Rad bi oddal novo naročilo.”

To je lahko vračajoča se stranka ali nekdo povsem nov. Ne glede na to, ali ustvarjate novo naročilo za novo stranko ali si ogledujete profil obstoječe stranke, se postopek začne na zaslonu za naročila. Če potrebujete osvežitev, si oglejte naš osnovni vodnik za scenarij naročila.

Za obstoječo stranko

1. Poiščite stranko z uporabo iskalne vrstice.
2. Kliknite glavni gumb za dejanja (+) v spodnjem desnem kotu in izberite ‘Ustvari novo naročilo’.
3. V novi plošči za naročila začnite vnašati ime stranke v iskalno polje za stranke. Ker ste jih pravkar iskali, se bodo pojavili na vrhu seznama.
4. Izberite jih in njihovi podatki (naslov, telefon itd.) se bodo samodejno izpolnili.
5. Nadaljujte z dodajanjem izdelkov in izbiro datuma dostave kot običajno.

Za novo stranko

Če iskanje ne da rezultatov, gre za novo stranko.

1. Kliknite glavni gumb za dejanja (+), da ustvarite novo naročilo.
2. V razdelku za iskanje strank kliknite ‘Dodaj novo stranko’.
3. Izpolnite njihove podatke. Za hitro naročilo sta pogosto dovolj ime in telefonska številka. Več informacij lahko dodate kasneje.
4. Nova stranka se samodejno doda v naročilo. Nadaljujte z dodajanjem izdelkov in načrtovanjem dostave.

Zaključek

Z QueenBees je zvonjenje telefona priložnost, ne prekinitev.

Z uporabo poenostavljenih orodij za iskanje in upravljanje naročil lahko vsako zahtevo stranke obravnavate hitro in strokovno. To vam ne prihrani le dragocenega časa v naporni sezoni, ampak tudi izboljša izkušnjo vaših strank, s čimer gradite zvestobo in zaupanje v vaše podjetje.